CRM Open Source Software – Vor- & Nachteile
Bei der Anschaffung eines CRM-Systems geben viele Unternehmen der Verlockung nach und entscheiden sich aus Budgetgründen und wegen vermeintlich höchster Flexibilität für eine Open Source Software. Doch der Schein kann oft trügen: Ist ein System, welches kostenlos verfügbar ist, zu jeder Zeit mit selbst programmierten Funktionen ergänzt werden kann und das so viele Anwender wie gewünscht nutzen können, auch wirklich das Beste für die Kundenverwaltung oder das Marketing eines Unternehmens? Wie sieht es dabei mit der Sicherheit sowie Nachhaltigkeit aus? Wer hat wirklich alles Zugriff auf die Informationen Ihrer Datenbank? Lesen Sie im Folgenden die wichtigsten Hintergründe, die es bei der Entscheidung für oder gegen eine Open Source CRM-Software zu beachten gibt.
Was bedeutet „Open Source Software“?
Von Open Source Software spricht man, wenn der Quellcode eines Programms offenen Zugriff erlaubt und er damit von jedem verändert und weiterverbreitet werden kann. Zumeist werden die Produkte kostenfrei zum Installieren oder in der Cloud angeboten. Die Entwickler solcher Systeme arbeiten oft ohne Bezahlung aus Gemeinnützigkeit und deshalb nur in ihrer freien Zeit an den Projekten. Somit gibt es meist auch keine Unternehmensstruktur, welche Möglichkeiten für den direkten Kontakt mit den Programmierern bietet, falls Fragen der Anwender zu den Funktionen aufkommen. Wer Informationen oder Support benötigt, ist zuerst einmal auf Foren im Internet (die sog. „Communities“) oder Kontakt per Mail angewiesen.
Nutzen und Nachteile von Open Source CRM-Software
Bei der Entscheidung, ob ein Open Source System zur Verarbeitung der Datensätze Ihrer Kunden im Zuge des CRM oder des Marketings genutzt werden soll, ist der Faktor Kostensenkung oft vorrangig. Prüfen Sie aber beim Vergleich der Systeme jegliche verfügbaren Informationen. Denn nur weil keine Lizenzkosten entstehen, heißt das nicht, dass gar keine Kosten entstehen. Wie sieht es mit der Sicherheit und der wichtigen Konformität nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) aus? Wie viel Zeit wird Ihr Team benötigen, bis alle Anwender angelegt sind und die Software mit allen Datensätzen Ihrer bestehenden Kunden gefüttert wird? Gibt es Unterstützung beim Erkunden der Funktionen? Wir haben für Sie ein paar wichtige Kriterien zusammengefasst, die bei der Abwägung von Nutzen und Nachteilen hinsichtlich einer Open Source CRM-Software beachtet werden sollten.
Support und dessen Kosten
Wie bereits erwähnt, kann es vorkommen, dass Open Source CRM-Software nicht von einem Unternehmen mit professionellen Support-Möglichkeiten entwickelt wurde. Informationen zu den Funktionen und deren Bedienung sind somit für die Anwender nur mühsam oder im schlechtesten Fall gar nicht zu erhalten. In manchen Fällen gibt es Unternehmen, die die Software zwar nicht entwickelt oder bei Ihnen installiert haben, sich aber auf ihren Support spezialisiert haben. Werden Sie bei einer solchen Firma zum Kunden, so ist dies mit kostenpflichtigen Verträgen verbunden, die unter Umständen den gleichen Preisfaktor nach sich ziehen, wie die Miete einer CRM-Software bei einem Entwickler.
Sicherheitslücken
Der Quellcode bei eine CRM-Software liegt offen und ist für jedermann einsehbar und veränderbar. Damit haben Hacker die Chance, Sicherheitslücken zu finden und auszunutzen. Der mögliche finanzielle Schaden, der dann entsteht, wenn die Informationen Ihrer Kundenverwaltung für immer verloren gehen, manipuliert oder gezielt missbraucht werden, kann immens sein. Auch der Ruf Ihres Unternehmens kann dauerhaft geschädigt werden, wenn bekannt wird, dass Sie unter Umständen mit den Daten Ihrer Kunden nicht gemäß der DSGVO umgehen.
Server-Administration
Damit Ihr CRM-System auch sicher läuft und geschützt vor äußeren Angriffen ist, müssen Sie sich bei einer Open Source CRM-Software selbst um die oft kostenintensive Server-Administration kümmern: Verfügbarkeit, Performance, Datensicherheit (Back-Up-Service), Technikersupport, etc.
Dieser Service ist jedoch bei vielen Anbietern von proprietärer Software (Gegenteil von Open Source) normalerweise bereits in den Lizenzgebühren komplett enthalten, vor allem dann, wenn das System aus der Cloud kommt. Die Kunden deutscher Anbieter brauchen Sie sich in der Regel ebenfalls um die Einhaltung der Aspekte, die dabei im Rahmen der DSGVO zu beachten sind, keine Sorgen zu machen.
Nachhaltigkeit der CRM-Software
Der Anwender kann sich nicht darauf verlassen, dass CRM Open Source Systeme (schnell) weiterentwickelt werden, da die Projekte keine oder nur wenig zeitliche oder finanzielle Mittel haben. Möchten Sie die Software lange nutzen, obwohl sie nicht weiterentwickelt wird, müssen Sie auch etwaige Fehler hinnehmen, die nicht behoben werden. Wenn aus diesem Grund ein Wechsel zu einem anderen System nötig wird, ist dies für Sie und Ihr Team wieder mit Aufwand, viel Zeit für das Installieren und evtl. sogar mit Kosten verbunden.
Risiko bei eigenen Erweiterungen
Flexibilität macht Open Source System für die breite Masse attraktiv. Wenn Sie sich für die gewählte Lösung individuelle Funktionen oder Erweiterungen erstellen oder kostenpflichtig erstellen lassen, birgt dies jedoch ein damit verbundenes Risiko. Denn beim nächsten Software-Update kann es durchaus vorkommen, dass die Anwender aufgrund der geänderten Parameter des Systems die zuvor programmierten Erweiterungen nicht mehr oder nur noch teilweise nutzen können. Um wieder Zugriff auf die Funktionen zu erhalten, müssen Sie und Ihr Team erneut Zeit aufwenden oder kostenpflichtige Anpassungen vornehmen lassen.
Unsere Empfehlung: der sichere AkquiseManager
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass CRM Open Source Systeme auf den ersten Blick günstiger erscheinen, aber auch einige Gefahren und Risiken, z. B. hinsichtlich der DSGVO, mit sich bringen. Da eine CRM-Software essentielle Informationen über Kunden, Vertriebsaktivitäten sowie das Marketing verwaltet und viele interne Prozesse steuert, empfiehlt sich immer ein zweiter Blick, um die richtige Entscheidung zu treffen.
Für alle Unternehmer, die eine stabile, schnelle und sichere CRM-Lösung zur Verwaltung ihrer Kontakte mit Kunden oder für ihr Marketing nutzen wollen, ist der AkquiseManager eine vorausschauende und nachhaltige Wahl. Vor allem das transparente Lizenzmodell macht die Kosten unserer proprietären Software für jedes Unternehmen kalkulierbar.
Die finanziellen Möglichkeiten durch den Verkauf von Lizenzen an gewerbliche Kunden erlauben eine ständige Weiterentwicklung der Software unter Berücksichtigung der Kundenwünsche. Der Support ist von Montag bis Freitag per Mail oder telefonisch erreichbar. Als mittelständisches Unternehmen arbeiten wir stets an der hohen Qualität sowie Stabilität unserer CRM-Software. Wir laden Sie herzlich ein, den AkquiseManager 30 Tage lang kostenfrei zu testen und sich von seinen zahlreichen Vorzügen selbst zu überzeugen.
FAQ
Was versteht man unter einem Open Source CRM?
Bei einem Open Source CRM handelt es sich um ein CRM System, dessen Programmquellcode frei zugänglich ist. Dies bedeutet, dass alle Komponenten und Details der Software von jedem verändert und weiterverarbeitet werden können. Open Source CRM Software wird meistens kostenlos, entweder als Cloud Version oder auch zur Installation auf eigenen Geräten angeboten.
Ist ein Open Source-CRM (wirklich) kostenlos?
Bei Open Source CRM Software sind die Lizenzen zumeist kostenlos. Die Entwickler solcher CRM Systeme arbeiten oft aus Gemeinnützigkeit daran und haben keine Unternehmensstruktur im Hintergrund. Da es keine offiziellen Angebote für den Support gibt, wird dieser oft von Firmen gewährt, die die Software zwar nicht entwickelt, sich jedoch auf Dienstleistungen hierum spezialisiert haben. Diese bieten Vertragsmodelle zur Unterstützung oder für Programmierarbeiten an, die oft mit gleichhohen Kosten verbunden sind, wie die Miete eines CRM Systems bei einem Anbieter von proprietärer Software.
Profitiert man auch bei Open Source Software von Updates?
Dass Open Source CRM Software permanent und im Bedarfsfall schnell mit Updates oder Lösungen für Sicherheitslücken versorgt wird, ist nicht immer gewährleistet. Dies ist immer abhängig von der Software selbst und deren Entwicklern/Herstellern. Oft arbeiten diese kostenlos in ihrer Freizeit an den Programmen. Dadurch kann es durchaus länger dauern, dass Ergänzungen oder Korrekturen des CRM Systems geliefert werden. Im schlechtesten Fall kann ein Update auch gar nicht geliefert werden, sollte sich der Entwickler z. B. aus Zeitgründen entschließen, die Arbeit am System einzustellen.
Ist ein Open Source-CRM sicher und werden Daten DSGVO-konform gespeichert?
Da der Programmquellcode von Open Source CRM Software für jeden frei zugänglich und veränderbar ist, ist sie im Vergleich zu proprietären CRM Systemen sehr anfällig für Hacks. Somit können bei solchen kostenfreien Programmen die Inhalte der Datenbank u. U. nicht DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet werden. Cloud Versionen und auf stationären Rechnern/Servern installierte Open Source Software ist dabei grundsätzlich gleich risikobehaftet.
Ist eine Open Source-Lösung sinnvoll?
Beim Einsatz von Open Source CRM Software müssen die Vorteile und die Nachteile immer genau abgewogen werden. Auch wenn sie z. B. oft kostenlos angeboten wird, kann es sein, dass mit ihr ein DSGVO-konformes und sicheres Arbeiten nicht möglich ist. Bei proprietären CRM Systemen, wie dem ameax AkquiseManager, profitieren Sie jedoch immer von deutlicher höheren Sicherheitsstandards, einem stabileren System, regelmäßigen Updates und besserem Support.