Individuelle Einstellungen für den Rechnungsversand bei jedem Kunden

Für jede Rechnung der passende Versandweg

Die Wünsche bezüglich der Zustellung von Rechnungen sind im Allgemeinen recht unterschiedlich. Die einen Unternehmen wünschen den Eingang klassisch per Post, die anderen per E-Mail, aber dann bitte auch eine ganz bestimmte Adresse. Um auf diese individuellen Gegebenheiten flexibel eingehen zu können, stehen Ihnen bei der Festlegung der Zahlungseinstellungen in der Stammdateneingabemaske eines Kunden die Optionen "E-Mail-Rechnungsversand" und "Rechnungszustellung" zur Verfügung. Legen Sie hier ganz einfach die bevorzugte Versandart und E-Mail-Adresse der richtigen Anlaufstelle fest.

Vorteil: Durch die spezifischen Einstellungen nach Wunsch des Kunden können Sie nicht nur ihm einen Gefallen mit der gezielten Zustellung an den richtigen Ansprechpartner tun, sondern damit auch sich selbst. Die Abwicklung des Bearbeitungsvorgangs wird durch die optimale Übermittlung für die Gegenseite vereinfacht, was einen zügigen Zahlungseingang bei Ihnen ohne unnötige Verzögerungen zur Folge hat.

Ab geht die Post – das verschicken mehrerer Rechnungen auf einmal

Wenn Sie gleich mehrere Rechnungen auf einmal versenden wollen, ohne dafür jede Kundenkartei einzeln aufrufen zu müssen, so können Sie dies unter dem Menüpunkt "Faktura", "Rechnungen" tun.

• Klicken Sie auf den Button "Versandbereite versenden". Diese Aktion greift nur bei Rechnungen und Gutschriften.

• Die Rechnungen werden nun ihren Versandeinstellungen gemäß verarbeitet. Sie erhalten Anschließend die Informationen zu jeder Versandartart, bzw. die Downloadmöglichkeit, wenn es sich um Rechnungen handelt, die per Post verschickt werden sollen, in den Informationsboxen im oberen Bereich des Fensters.
• Das System ändert nach erfolgreichem Versand auch die Stati der Belege auf "warte auf Zahlung" ab.

Hinweis: Sollten sich unter den versandbereiten Rechnungen auch Abo- bzw. wiederkehrende Rechnungen befinden, so wird deren Versandvorgang, gemäß den jeweiligen Präferenzen, ebenfalls durch Klick auf "Versandbereite versenden" ausgelöst.

So können Sie einen allgemeinen Versandstandard festlegen

Sie können auch einen allgemeinen Standard für den Rechnungsversand festlegen. Der AkquiseManager greift immer dann auf diesen zurück, wenn Sie bei den Zahlungseinstellungen nichts Abweichendes angegeben haben. Die dazugehörige Einstellung nehmen Sie im Menüpunkt "Einstellungen", "Faktura", "Einstellungen" im Bereich "Belegversand" unter "Rechnungszustellung" vor.

Hinweise: Der Versand über onlinebrief24.de ist nur dann in der Auswahlliste enthalten, wenn dort auch ein Account eingerichtet wurde und die entsprechende Einstellung für dessen Verwendung im AkquiseManager aktiviert ist.
Stellen Sie den Standardwert auf "E-Mail", aber es ist bei einem Kunden keine E-Mail-Versandadresse angelegt, so wird dies beim oben beschriebenen Versandvorgang mit einer Fehlermeldung quittiert. Diese Rechnungen können hierbei nicht berücksichtigt werden. Ergänzen Sie die E-Mail-Adresse, oder weisen Sie dem Kunden eine andere Art des Rechnungsversands zu.

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