Import von Kundendaten

Drei Varianten für den Import von Adressdaten sind verfügbar. Zum einen der hier in diesem Abschnitt beschriebene Import von CSV-Dateien zum anderen die Möglichkeit des VCard-Imports und ein Import für einfache 4-zeilige-Adressen.

Das Import-Menü erreichen Sie über folgende Auswahl

und gliedert sich wie folgt

Auf die Auswahlen VCard-Import, Text-Import wird gesondert eingegangen. Zur Beschreibung Import löschen

CSV-Import

Fast alle gängigen Datenbankanwendungen, sowie ebenso alle Tabellenkalkulationsprogramme, welche beide vielfach zur Verwaltung von Adressen herangezogen werden unterstützen das Datenformat CSV und zwar plattformunabhängig auf Windows-, Apple- oder Mac-Systemen. Auch diverse andere Anwendungen bieten die Möglichkeit, Daten im speziellen CSV-Format auszugeben. AkquiseManager erkennt dieses Format und schlägt automatisch eine Spalten-Zuordnung für den Import vor.

Die Datei muss als CSV (Trennzeichen-getrennt; CSV-Format: Separator ";" Enclosure " ) abgespeichert werden. Die erste Zeile muss die Spaltennamen beinhalten. Wenn die Spaltennamen entsprechend der späteren Zuordnung benannt sind, werden diese beim Import automatisch zugeordnet.

Kunden Stammdaten
Der Datensatz wird nur importiert, wenn die Zelle Firmenname (k.name1) etwas beinhaltet. Ansonsten wird der Datensatz samt Ansprechpartner und Notizen ignoriert.
Ansprechpartner
Die Ansprechpartner-Daten werden nur importiert, wenn der Nachname des Ansprechpartners (a.nachname) etwas beinhaltet.
Notizen
Jede Spalte mit dem Spaltennamen "notiz" wird als eigenständige Notiz angelegt, sofern die jeweilige Zelle im Datensatz etwas beinhaltet.
Projekt-Status
Der Projekt-Status wird anhand des zugewiesenen Spaltennamens "type_id" zugewiesen. Das Feld muss die ID eines Status und nicht den Statusnamen oder Bezeichnung enthalten. Das Projekt ergibt sich durch die gewählte type_id. Stati, sofern alle Kundendatensätze einer Importdatei denselben Status bekommen, können auch beim Import selbst zugeordnet werden. Die Notwendigkeit, den Status schon vorab zu setzen entfällt dann.
Kategorie
Die Kategorie wird nur importiert, wenn das Feld "cat_id" einer gültigen Kategorie-ID zugewiesen ist bzw. wenn die Schreibweise einer Kategorie genau (incl. Groß- /Kleinschreibung und Leerzeichen) übereinstimmt mit dem Namen der Kategorie im System.

Generelle Anmerkungen zum Aufbau der CSV-Datei:

Alle Spalten-Bezeichnungen, die in Felder des Kundenstammes importiert werden sollen besitzen das Präfix "k." und alle Spalten für die Ansprechpartner das Präfix "a." Im  Normalfall wird also in einer Zeile der CSV-Datei immer eine Firma und ein Ansprechpartner abgebildet. Bei einem 2. Ansprechpartner ist die 1. Zeile der Firma zu kopieren und dann der Ansprechpartnern 2 mit zu erfassen. Beim Import wird dann in Zeile 2 was die Firma anbelangt eine Dublette erkannt, aber der Ansprechpartner trotzdem bei dieser Firma angelegt. Voraussetzung dafür ist, dass die Zeilen einer Firma mit jeweils einem Ansprechpartner unmittelbar untereinander stehen.
Im folgenden Screenshot soll für die grün unterlegte Firma ein weiterer Ansprechpartner importiert werden:

Die vollständige Beschreibung des Aufbaus der Importdatei finden Sie hier: Importschema

Nachdem eine gültige CSV-Datei gewählt und diese hochgeladen wurde wird der erste erkannte Datensatz mit automatischer Zuordnung der Felder angezeigt.

Dubletten Erkennungsfehler werden nach erfolgtem Import aufgelistet, wenn diese Checkbox aktiviert ist.
Soll die Dubletten-Erkennung beim Import deaktiviert werden, so benötigen Sie in der Import-Datei eine weitere Spalte, mit k.dupletten überschrieben ist. In dieser Spalte hat bei jedem Kundendatensatz für den keine Dublettenerkennung durchgeführt werden soll eine 1 zu stehen.

Die Zuordnungen können zu diesem Zeitpunkt noch verändert werden indem einfach andere Spaltennamen über die einzelnen Select-Boxen in der rechten Spalte neben den Beispieldaten ausgewählt werden.

Achtung:
Spalten die mit ignorieren markiert sind, werden nicht importiert!


Im Rechten Bereich des Import-Bildschirms finden sich zusätzliche Parameter, die jedem Datensatz als Attribute beim Import mitgegeben werden können.

Weiter startet den Import:

Die Anzahl der erfolgreich importierten Kundendatensätze, der zusätzlich importierten Ansprechpartner, eventuelle Dubletten-Fehler werden nach dem Import aufgelistet. Andere als Dubletten-Fehler werden extra gelistet.

Datei verwerfen stoppt den Import und löscht die hochgeladene Datei. 

Import löschen

Generell besteht die Möglichkeit jeden einzelnen Import für sich auch wieder zu löschen. Klick auf Import löshen listet zuerst alle Importe einzeln auf.


Mit Klick auf einen Import-Eintrag werde die im Rahmen des ausgewählten Import betroffenen Datensätze aufgelistet, aber noch nicht gelöscht


Einzelne Datensätze können hier nicht gelöscht werden, sondern nur der gesamte Import durch Klick auf "Import löschen".

Erst bei Bestätigen der dann folgenden Sicherheitsabfrage werden die Daten mit allen verknüpften Moduldaten und evtl. hochgeladenen Dateien endgültig gelöscht.

Auf diese Weise gelöschte Daten können nicht wieder hergestellt werden, da sie physisch aus der Datenbank gelöscht werden.

Versehentliche Löschungen können nur über den Support via Datenbank-Restore direkt auf dem Server wieder hergestellt werden.

 

Weiterführende Ratschläge und Tips zum Datenimport finden Sie hier: Tipps zum Import