Postfach

Im Abschnitt Postfach wird die gesamte Korrespondenz mit einem bestimmten Kunden verwaltet.

Die nachfolgende Dokumentation sowohl für PDF als auch für eMails bezieht sich nur auf reine Textmails (-PDF's), also Plain-Text. Rich-Text bzw. HTML-Mails unterscheiden sich nur durch Formatierbarkeit und der Möglichkeit, Grafiken zu integrieren. Auf letztere wird im Rahmen des Moduls Media-Hosting noch eingegangen werden.


Dies betrifft zum Einen Briefe oder auch PDF-Generierung und zum Anderen die eMail-Korrespondenz.
Beide Bereiche, sowohl Briefverkehr als auch eMail,  werden chronologisch geordnet in folgender Liste angezeigt:


Für beide Arten von Korrespondenz gilt: Überfahren mit dem Mauszeiger zeigt den Inhalt in einem Tool-Tipp an:

Posteingänge werden durch , Postausgänge durch gekennzeichnet.
PDF's haben dieses Symbol , eMails dieses . Korrespondenz im Entwurfstadium sind an diesem Symbol erkennbar: , am Häkchen sind die versendeten eMails und PDF's erkennbar.

Klick auf einen Listeneintrag bringt die entsprechende eMails, PDF in der linken Bildschirmhälfte zur Anzeige:


Hier besteht dann noch die Möglichkeit, Notizen zur Korrespondenz hinzu zu fügen.

Vorhande Anhänge werden unmittelbar darunter gelistet:

Brief (PDF)

Durch Klick auf "Brief" öffnet sich in einem neuen Fenster (browserabhängig) der PDF-Dialog:

Briefpapier kann in den Systemeinstellungen hochgeladen werden. Es sind verschiedene Briefbögen möglich, die dann entsprechend unter "Briefpapier" in obigem Dialogfenster ausgewählt werden können.

Ansprechpartner, Betreff, Nachricht und Signatur sind Pflichtfelder. Eine Textvorlage kann ausgewählt werden, es jedoch ebenso im Feld "Nachricht" Freitexteingabe möglich.

Aktualisieren speichert den aktuellen Stand, bleibt aber in der Bearbeitungsmaske.
PDF anzeigen generiert das PDF und öffnet es in einem geeigneten Anzeige-Programm.
Entwurf speichert das PDF als Entwurf ab.
Versendet kennzeichnet das PDF als per Mail oder ausgedruckt als per Post versandt.
Abbrechen beendet den Dialog ohne weitere Aktionen.

PDF-Reader müssen unabhängig vom AkquiseManager extra installiert werden, sind meist kostenlos zum Download angeboten, oder schon beim Kauf eines Rechners vorinstalliert.

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eMail

Ein Klick auf E-Mail öffnet den eMail-Dialog:

Es können beliebige Empfänger hinzugefügt werden:
führt zur Empfängerauswahl:


Zusätzliche Empfänger durch Klick auf "Empfänger hinzufügen":

Im Anschluss wird der Typ ausgewählt:

und dann der Empfänger:

Sollen Dateien angefügt werden, können diese via Dateibrowser (Drag & Drop) in das folgende Feld gezogen werden. Die Dateien werden dann automatisch hochgeladen (siehe grüner Ladebalken) und an die Mail angehängt:

Empfänger, Betreff, Nachricht, Mail-Account und Signatur sind Pflichtfelder.

Textvorlagen können hier ausgewählt werden und werden dann automatisch ins Feld Nachricht übernommen, wo sie jedoch noch bearbeitet und ergänzt werden können:

Aktualisieren speichert und bleibt im Bearbeitungsmodus.
Entwurf speichert den aktuellen Stand als Entwurf im Postfach des Kunden ab.
Versenden versendet die eMail und speichert sie als Ausgangsmail im Postfach des Kunden ab.
Abbrechen beendet den Dialog ohne weitere Aktionen.

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