Rechtegruppen


Rechtegruppen definieren die einzelnen Zugriffmöglichkeiten der Benutzer sowohl für die einzelnen Module als auch für die Kundendaten.

 


Für jedes Modul im AkquiseManager ist es möglich, detailierte Berechtigungen für jede Benutzergruppe zu vergeben. Basis-Zugriff: Dem Benutzer werden die grundlegenden Rechte gegeben, das jeweilige Modul aufzurufen.

Allgemein
Kunde
Ansprechpartner, Notizen, Module
Zeiterfassung
Faktura
Aktivitäten, Wiedervorlagen
Termine
Postfach
Textvorlagen
Suchschemas
Statistik
Einstellungen

Rechtegruppen können dupliziert werden, um durch Modifikationen neue Recvhtegruppen zun erstellen und nicht jedes Mal die gesamten einstellungen neu definieren zu müssen.
Prinzipiell gilt für fast alle Module eine 3-teilung: Fremde Betreuergruppe, eigene Betreuergruppe und selbst angelegte Kundendaten.
Die Unterscheidung in fremde und eigene Betreuergruppe steht für das grundlegende Prinzip, nur Kundendaten im eigenen Zuständigkeitsbereich (Betreuergruppe) bearbeiten zu dürfen. Die Unterscheidung in eigene Betreuergruppe und selbst angelegte Kundendaten gibt die Möglichkeit fest zu legen, ob Kunden bei einem Wechsel der Betreuergruppe weiter bearbeitet werden dürfen oder nicht.

Die Anzahl der einzelnen Module kann je nach Version und Lizenzvertrag stark von den hier angezeigten abweichen!



 

Allgemein:

 

Administratorenrechte sind nicht weiter begrenzbar! Zugriff auf sämtliche Daten und Module, sowie Systemeinstellungen!

Berechtigung, das Extranet nutzen zu dürfen. Das Extranet ist das einzige Modul, bei dem zusätzliche Berechtigungen im Modul an sich vergeben weden können.


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 Kunde:

Basis-Zugriff macht das Modul für die gewählte Rechtegruppe verfügbar.
Exportieren gibt die Möglichkeit, Kundendaten aus dem System im CSV-Format zu exportieren.
Importfunktion gestattet das Importieren von Kundendaten aus CSV-Dateien.
Selektionen/Mailings gestattet es dem User, Kunden-/Ansprechpartnerdaten im CSV-Format zu exportieren um diese als Serienbrief oder Serienmail in entsprechend dafür geeigneten Programmen weiter zu verarbeiten.

Das Selektionsmodul greift nur auf Kundendaten zu bei denen der User eine Änderungsberechtigung hat. Die Anlage von Wiedervorlagen/Aktivitätseinträgen erfolgt dabei OHNE explizite Rechteprüfung.


Serienmails versenden gestattet den Zugriff auf die Systeminterne Serienmailfunktion.
Darf Dubletten Speichern gibt einem Mitglied dieser Rechtegruppe die Möglichkeit, unter Umgehung der systeminternen Dublettenprüfung diese zu speichern.
Massenbearbeitung gestattet die Bearbeitung multipler Datensätze.

Die eigentlich Rechtevergabe, die Kundenstammdaten betreffend, geschieht via Checkboxen und teilt sich in lesen, bearbeiten und löschen einerseits und unterscheidet Kundendaten in Fremde Betreuergruppe, eigene Betreuergruppe und selbst angelegte Kundendaten. Diese Aufteilung findet sich auch in den Abschnitten für die anderen Module in dieser oder ähnlicher Form wieder.
Die Unterscheidung in fremde und eigene Betreuergruppe ist das wesentliche Element, um Kunden verschiedenen Betreuergruppen zuzuordnen aber auch den Zugriff auf Kundendaten zu unterbinden wenn benötigt. Selbst angelegte Kunden ist dann zu aktivieren, wenn ein Mitarbeiter bei einem Wechsel der Betreuergruppe seine "alten" Kunden "mitnehmen" können soll.
Generell reichen die beiden Rechte (siehe Screenshot) aus, um vollumfänglich mit dem Kundenstamm arbeiten zu können.

Grundsätzliche Anmerkungen zur Löschfunktion!
Bei 3 Daten wird dringend abgeraten, diese zu löschen bzw. Löschrechte dafür zu vergeben:

Kundenstamm sollte nicht gelöscht werden, auch wenn z.B. kein Interesse mehr seitens des Kunden besteht, da dann aufgrund der Dublettenprüfung ein erneutes Importieren ausgeschlossen ist.

Aktivitäten und Wiedervorlagen sollten ebenfalls nicht gelöscht werden, da ein Löschen die Statistik grundlegend verfälschen würde. Erledigte Wiedervorlagen sollten stets mit "fertig" gekennzeichnet und gespeichert werden (Näheres hierzu siehe Beschreibung des Moduls Wiedervorlagen).

 
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Ansprechpartner, Notizen und Module

Die Berechtigungsvergabemöglichkeiten für diese 3 Module sind absolut identisch.

Auch hier, wie in allen Berechtigungsgruppen die 3-Teilung in Alle bzw. Fremde Kunden (Betreuergruppen), eigene Betreuergruppe und die selbst angelegten Kunden. Zusätzlich wird bei der Berechtigungsvergabe hier auch noch jeweils zwischen selbst angelegte Ansprechpartner (bzw. Notizen ect.) und von anderen angelegte Ansprechpartner unterschieden. 

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Zeiterfassung

in Bälde

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Faktura

in Bälde

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Aktivitäten und Wiedervorlagen


Bei den Aktivitäten und Wiedervorlagen kommt im Bereich Alle Kunden zusätzlich noch die Einstellungsmöglichkeit bezüglich des Zugriffs auf für den User angelegte Aktivitäten und Wiedervorlagen.

Bei den Wiedervorlagen ist es zwingend erforderlich, dass jeder User die Möglichkeit hat, ihn betreffende Wiedervorlagen bearbeiten zu können, da sonst keine Möglichkeit besteht, Wiedervorlagen als erledigt zu kennzeichnen.

 
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Termine


Bei den Terminen gibt es 2 Arten von Zugriffsberechtigungen: zum einen den Zugriff auf die verschiedenen Kalender an sich und zum anderen den Zugriff auf die einzelnen Termineinträge.

Bei den Zugriffen auf die Kalender an sich wird unterschieden in Zugriffsrechten auf alle Kalender auf der einen Seite und Zugriffsmöglichkeiten nur auf Kalender von Benutzern in der selben Rechtegruppe auf der anderen Seite.

Die Zugriffe auf die Termineinträge an sich, werden auf die selbe Art gesetzt, wie in den obigen Abschnitten beschrieben. Es wird jedoch empfohlen, für die Termine zusätzlich Löschrechte zu vergeben, um "geplatzte" Termin wieder frei mahen zu können. 

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Postfach


Soll ein Benutzer die Möglichkeit haben, von extern an den AkquisManager weitergeleitete eMails zu Kunden zuordnen zu können, so sind diesem User die o.g. Rechter zu erteilen:
Zugriff auf alle Nachrichten des Postfachs, unter anderem auch nicht zugeordnete Nachrichten.

Der Zugriff über den Hauptnavigationspunkt Postfach ist generell über die zugeordneten Postfächer beschränkt. Beim Erstellen von Nachrichten (Email,Post,...) wird das zugewiesene Hauptpostfach standardmässig verwendet. 

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Textvorlagen


Rechte für im System erfasste Textvorlagen teilen sich in 3 Bereiche.
Alle Vorlagen dürfen entsprechend bearbeitet werden..
Nur als Öffentliche gekennzeichnete Vorlagen dürfen verwendet und bearbeitet werden.
Die 3. Einstellung betrifft die persönlichen Textvorlagen, die per Standardwert immer gesetzt sind. 

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Suchschemas


Die Rechtevergabe für im System gespeicherte Suchschemas ist ebenfalls 3-geteilt in als öffentlich, als persönlich und die fremden Suchschemas.

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Statistik



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Einstellungen


Der Menüpunkt Einstellungen steht standardmäßig jedem User im System zur Verfügung. Allerdings wird nur die Möglichkeit angezeigt, das eigene Kennwort zu ändern.
Der Menüpunkt "Einstellungen" hier, bietet die Möglichkeit, die o.g. Module aus dem Administrationsbereich auf User zu übertragen.
Das Anlegen und Editieren von Kategorien,
von Kampagenen und der dazu gehörenden Stati - !!!auch Farben der Stati und Workflow-Einstellungen!!!
der Benachrichtigungseisntellungen für Wiedervorlagen, Termine etc.
und der Kategorien für das Extranet.


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