Systemeinstellungen

Die Systemeinstellungen unterteilen sich in mehrere Bereiche:

Allgemein
Kunde
Betreuer-Gruppen
Notizen
Ansprechpartner
Projekte
Aktivitäten
Wiedervorlagen
Kategorien
Termine
Nachrichten / Postfach

 

Allgemein

 

Allgemeine Systemeinstellungen

CTI-Softwaresysteme
''''''''
Die in obigem Screenshot angezeigten CTI-Systeme werden standardmäßig vom AkquiseManager unterstützt.

Der Einsatz von CTI-Software kann seitens AkquiseManager in beiden Richtungen erfolgen, also sowohl  ausgehende Telefonate durch Mausklick auf eine Telefonnummer einleiten, als auch Rufnummernempfang und dadurch Öffnen der Kundendaten eines Anrufers in einem neuen Tab Ihres Browsers. Letzteres muß durch die von Ihnen eingesetzte CTI-Software explizit unterstützt werden.

Export von Daten unter MAC-Umgebungen aktivieren:

nach oben

Module


Hier aktivieren Sie benötigte Module oder deaktivieren Module, mit denen Sie nicht arbeiten werden. Die hier angezeigten Module können je nach dem von Ihnen geschlossenen Lizenzvertrag stark abweichen.

Hier aktivierte Module müssen nicht allen im System erfassten Benutzern zur Verfügung stehen, dies richtet sich je nach den Einstellungen der jeweiligen Rechtegruppe.

nach oben

Passwortrichtlinien & Sicherheitseinstellungen


Die hier getroffenen Einstellungen gelten für sämtliche im System erfassten Benutzer, unabhängig von der jeweiligen Rechtegruppe.

nach oben

Modul-Bezeichnungen

Die wichtigsten Begrifflichkeiten im AkquiseManager sind hier individualisierbar. Die hier getroffenen Einstellungen gelten für das gesamte System und alle Benutzer.

nach oben

 


 

Kunde


 

Privatpersonen verwenden schaltet persönliche Anreden zu.
Folgende Anreden sind damit bei der Kundenanlage verfügbar:
Firma
Herr
Frau
Familie
Eheleute
Praxis

Funktion zum automatischen Parsen erkennt Adressdaten in beliebigen Texten und importiert diese in den Kundenstamm.

Geodaten Distanzsuche falls benötigt, kann hier aktiviert werden. Kunden können dann im Umkreis um eine bestimmte PLZ oder Ort (siehe nächste Einstellung) gesucht und bei Bedarf in der Landkarte visualisiert werden.
Die bei Suche nach Umkreis gefundenen Kunden werden der Entfernung vom Ausgangspunkt aufsteigend sortiert angezeigt.

Outlook-VCard-Export gestattet den Export von Kundenstammdaten im Outlook-format VCard.

Land Vorauswahl
Auch diese Einstellung gilt für alle Benutzer im System.
Entsprechend der hier getroffenen Auswahl wird bei Kundenneuanlage das Land bereits vorgeschlagen.

Interne ID
Diese ID wird vom System selbst generiert und kann z.B. auf Anschreiben oder Mails mit ausgegeben werden. Kunden können nach dieser ID gesucht werden, entweder in der Kundensuchmaske im Kundennamen oder im Kundennamen bei der Schnellsuche.
Auf die Vergabe dieser ID gibt es keine Möglichkeit der Einflussnahme.

Kunden duplizieren ermöglicht es, auf einfachem und schnellen Weg Kundendaten zu kopieren und anschließend entsprechend zu modifizieren.


Kunden Beziehungen dient dazu, Strukturen zwischen Kunden abzubilden, wie z.B. Konzerne mit Mutterkonzern und Tochterunternehmen.
Abgebildet werden Beziehungsstrukturen der 1. und 2. Ebene mit den hier aktivierten Feldern. Sind Customfelder definiert, werden auch diese hier zur Aktivierung angeboten.
Näheres siehe entsprechenden Abschnitt unter Modul Kundenstamm.



Die auf die Kundensuche folgende Trefferliste kann mit obigen Daten aus dem System noch erweitert werden. 


Diese Einstellungen modifizieren die Kundensuchmaske .

Kundennummern



3 Optionen gibt es für die Vergabe der Kundennummern. Bei automatischer Vergabe wird zusätzlich die Möglichkeit angezeigt, den Beginn der Nummernvergabe zu definieren -> Nummernkreis.

Individuelle Datenfelder

Die im folgenden beschriebene Handhabung individueller Kundenfelder gilt auch für die Kundenfelder in folgenden Modulen: Aktivitäten, Wiedervorlagen und Ansprechpartner.

Im Kundenstamm stehen 6 individuell definierbare Datenfelder zur Verfügung. Folgender Screenshot bezieht sich lediglich auf Feld 1 - die anderen 5 Felder können analog definiert werden.

Prinzipell können 2m Arten von Zusatzfeldern angelegt werden: Einzeilige Textfelder und Select-Felder mit frei definierbaren Auswahlwerten. Beim Eingeben der Auswahlwerte für Selectfelder ist zu beachten, dass jeder Auswahlwert in einer neuen Zeile erfasst wird.
Die im Kundenstamm definierten Zusatzfelder stehen automatisch auch in der Suchmaske zur Verfügung.
Aktivieren Sie die Checkbox "In Kundenliste ausgeben", wenn die Daten auch in der Trefferliste bei Kundensuche mit angezeigt werden sollen. 

 


 

Betreuer-Gruppen


 

Benutzer des Systems können Sie in Betreuergruppen zusammenfassen und diese Gruppen dann den jeweiligen Kunden zuordnen. Optional besteht die Möglichkeit, mit 2 Betreuergruppen zu arbeiten.
Um mit Postleitzahlen-Zuordnungen arbeiten zu können, muss diese Funktion hier aktiviert werden. 
Des weiteren besteht hier die Möglichkeit, die Eingabe einer Betreuergruppen im Kundenstammsatz zu erzwingen, indem das Feld hier als Pflichtfeld markiert wird.

Er wird empfohlen, Betreuergruppen als Pflichtfeld zu markieren, da sonst u.U. bei entsprechenden Rechtestrukturen ein Kundensatz nicht mehr angezeigt wird. 


für komplexe Organisationsstrukturen besteht die Möglichkeit, mit Hierarchien in den Betreuergruppen zu arbeiten. Dies setzt voraus, dass die 2. Betreuergruppe aktiviert wird. Näheres siehe Abschnitt Betreuergruppen.

nach oben 


 

Notizen

 
Notizen anzeigen ohne diese explizit öffnen zu müssen durch einfaches Überfahren mit dem Mauszeiger wird hier aktiviert. Soll bei Neuanlage von Kunden automatisch eine Notiz angelegt werden, ist dies hier freizuschalten.

Standartmässig werden Notizen mit diesem Sysmbol im Kundenstamm angezeigt: Soll stattdessen eine Notiz grafisch hervorgehoben werden, ist diese Funktion hier zu aktivieren. Hervorgehobene Notizen werden dann mit einem Stern angezeigt:

nach oben 


Ansprechpartner

 Die Möglichkeit der Erfassung von Geburtstagen und die entsprechenden Erinnerungsfunktionen werden hier akiviert.

Des weiteren besteht die Möglichkeit, 3 individuelle Kundenfelder zu definieren. Die definition erfolgt analog dem im Abschnitt "Kunden" beschrieben.

nach oben 


Projekte



Die ersten 3 Auswahlen sind voneinander abhänbgig. Deaktivieren Sie die Auswahl Kampagnenstatus, wenn Sie die Funktion nicht benötigen. Bei deaktiviertem Kampagnenstatus stehen auch die Möglichkeit Kampagnen-Betreuer und Kampagnen-Status Potential nicht zur Verfügung.
Projekt-Betreuer kann ohne Auswirkungen auf andere Funktionen deaktiviert werden, wenn die Möglichkeit, einen Mitarbeiter für eine bestimmte Kampagne zuzuordnen nicht benötigt wird.

Status-Potential bietet Ihnen die Möglichkeit, dem Kunden für eine bestimmte Kampagne bis zu 5 Sterne zuzuordnen und somit die Kunden entsprechend zu klassifizieren und zu suchen.

Farb-Kennzeichnung ermöglicht es, den einzelnen Stati bei deren Anlage verschiedene Farben zuzuordnen, um die einzelnen Stati vor allem in Trefferlisten bei der Kundensuche hervorzuheben.
Standart ist ein farbiges Quadrat: . Es besteht joch auch die Möglichkeit, die gesamte Bezeichnung farblich zu hinterlegen.

Die letzte Option bezüglich der Kampagnen/Projekte ist die Möglichkeit, die Eingabe eines Kampagnenstatus bei Neuanlage eines Kunden als zwingend zu definieren.

nach oben 


 

Aktivitäten



Datei-History listet hochgeladene Dateien chronologisch.
Nur Aktivitäten des ausgewählten Projekts(Kampagne) listet nur die, das Projekt betreffenden Aktivitäten, in dem Sie sich gerade befinden, Aktivitäten anderer Projekte(Kampagnen) werden ausgeblendet.
Tool-Tip zeigt den Inhalt von Aktivitäten an, ohne dass diese explizit geöffnet zu werden braucht.

Betreff Standard Werte erlaubt es Ihnen, im täglichen Geschäft immer wiederkehrende Tätigkeiten vor zu definieren. Standardmäßige werden Ihnen dann aufgrund der ersten Zeichen die in die Betreffzeile beim Erfassen einer Aktivität eingegeben werden, passende Vorschläge zur Auswahl angeboten.
Möchten Sie jedoch nur außschließlich die vordefinierten Betrefftexte verwenden, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox unterhalb.

Es besteht die Möglichkeit 3 zusätzliche Datenfelder zu definieren als einzeiligen Text, mehrzeiligen Text oder Select-Feld mit Auswahl von hier definierten Werten. Definition der Felder erfolgt wie in Abschnitt "Kunden" beschrieben.

 nach oben

 


 

Wiedervorlagen



Nur Wiedervorlagen des ausgewählten Projekts(Kampagne) listet nur die, das Projekt betreffenden Wiedervorlagen, in dem Sie sich gerade befinden, Wiedervorlagen anderer Projekte(Kampagnen) werden ausgeblendet.
Tool-Tip zeigt den Inhalt von Wiedervorlagen an, ohne dass diese explizit geöffnet zu werden braucht.

Betreff Standard Werte erlaubt es Ihnen, im täglichen Geschäft immer wiederkehrende Tätigkeiten vor zu definieren. Standardmäßige werden Ihnen dann aufgrund der ersten Zeichen die in die Betreffzeile beim Erfassen einer Wiedervorlage eingegeben werden, passende Vorschläge zur Auswahl angeboten.
Möchten Sie jedoch nur außschließlich die vordefinierten Betrefftexte verwenden, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox unterhalb.

Möchten Sie bestimmte Wiedervorlagen grafisch hervorheben, aktivieren Sie bitte die Checkbox "Prioritäten verwenden". Beim Erfassen von Wiedervorlagen besetht dann die Möglichkeit 2 Symbole zuzuordnen und die Wiedervorlage entsprechend zu kennzeichnen:
Hoch und Zeitkritisch

Es besteht die Möglichkeit 3 zusätzliche Datenfelder zu definieren als einzeiligen Text, mehrzeiligen Text oder Select-Feld mit Auswahl von hier definierten Werten. Definition der Felder erfolgt wie in Abschnitt "Kunden" beschrieben.

nach oben 


 

Kategorien

 
Kunden können beliebigen Kategorien zu gewiesen werden. Die Funktion Kategoriezuweisungen muss hier aktiviert werden.
Im Bedarfsfall kann hier festgelegt werden, ob Kategorien auch in Wiedervorlagen und/oder Suchergebnissen angezeigt werden.

Anker: Farbschema aktivieren

nach oben 

 


  

Termine

 

Das Modul Termine wird hier aktiviert um Einzel-Termine für Kunden vereinbaren zu können. Diese Termine MIT Kundenbezug werden im Kalender grau dargestellt.

Die Funktion, Termine OHNE Kundenbezug daszu stellen wird durch das Deaktivieren der standardmäßig ausgeblendeten Frei -/ Sperrzeiten aktiviert. Es ist dann möglich, Termine in rot oder grün darzu stellen.

Für beide Terminarten gilt, dass aus die Möglichkeit ganztägiger Eintragungen gegeben ist.

Termine anzeigen ohne sie explizit öffnen zu müssen indem einfach mit der Maus über den Termin gezeigt wird, wird mit den Tooltips aktiviert.

Terminüberschneidungen können ebenfalls hier aktiviert werden.

Die Letzen beiden Auswahlfelder legen die Anfangs- und die Endzeit der Arbeitstage fest.

Synchronisation mit Outlook und Google-Calendar ist möglich.
Zu technischen Fragen und Kosten wenden Sie sich bitte an den Support.

 

nach oben 


  

Nachrichten / Postfach


 

Nachrichten / Postfächer aktivieren
Um mit Postfächern arbeiten zu können, muss diese Funktion hier aktiviert werden.

Nachrichten automatisch per BCC an Absender-Email senden
Diese Funktion ist die Grundlage einer Möglichen Synchronisation des eMail-Ausgangs aus dem AkquiseManager mit Outlook oder einem beliebigen anderen Mail-Client.

Nachrichten - Tooltip (Mouse-Over) aktivieren.
Um Inhalte einzelner Nachrichten durch einfaches Überfahren mit dem Mauszeigen lesen zu können, aktivieren Sie die Funktion "Tooltip".

Postfach / Email-Ausgang keine Ticket Nr. in Betreff-Zeile benutzen.
Postfach / Email-Ausgang keine Ticket Nr. im Email-Content benutzen.

Es besteht die Möglichkeit, bei Mail-Korrespondenz eine Ticket-Nr. zu vergeben, diese Funktion muss hier deaktiviert werden, falls nicht gewünscht..

Möglichkkeit "Webspace Anhänge" nach versandt verwerfen.
Anhänge an Mails nach Versand automatisch oder manuell löschen kann hier angegeben werden.

E-Mails in Rich-Text statt Plain-Text erfassen.
PDF-Nachrichten in Rich-Text statt Plain-Text erfassen.

Um eMails und PDF-Dokumente in HTML abfassen zu können, also Schriftformatierungen, Grafiken wie z.B. Logos oder Verlinkungen zu nutzen müssen hier die entsprechenden Funktionen aktiviert werden.
Der hierfür zur Verfügung stehende Editor wird hier erklärt: FCK-Editor

Serienmail-Funktion.
Soll die im Menüpunkt "Postfach" verfügbare Serienmailfunktion genutzt werden, muß diese hier aktiviert werden. Um Serienmails versenden zu können, muß zumidnest ein Suchschema angelegt sein, sowie mindestens eine Mailvorlage existieren.

In der Single-Version des AkquiseManager gilt eine Volumenbegrenzung für Serienmails von 250 MB Traffic bzw. 250 e-Mails jeweils pro Monat. Der jeweils zuerst erreichte Wert bildet dann die Grenze.
Weiteres Mailkontingent ist jederzeit zubuchbar.
Zu technischen Fragen und Kosten wenden Sie sich bitte an den Support.

 

In PDF- Dokumenten Datum rechtsbündig ausgeben.
Seitenzahlen in PDF-Dokumenten unterdrücken.

Die beiden Checkboxen dienen der Formatierung von PDF-Dokumenten.

E-Mails nicht automatisch zuordnen
Die standardmäßg aktivierte Funktion, im Postfach eigegangene eMails durch Klick darauf einem Kunden zuzuordnen kann hier deaktiviert werden.

Bestimmte eMails oder auch komplette Absender-Domains wie z.B. die Domains von Anbietern kostenloster eMail-Accounts können hier mit Hilfe der beiden Listen vollständig von der automatischen Zuordnung ausgeschlossen werden.
Jede Zeile stellt einen neuen Eintrag dar.
Das Deaktivieren bestimmter eMails bzw. von bestimmten eMail-Absendern kann notwendig werden, wenn z.B. eine eMail einer bestimmten Absender-Domain einmal falsch zu geordnet wurde und dann alle weitern eMails dieser Absender-Domains ebenfalls falsch zugeordnet werden.

nach oben