Mehr Erfolg mit der richtigen Unternehmenssoftware

In allen Branchen gibt auch heute noch Manager, die eher verhalten reagieren, sobald das Thema "Digitalisierung der Wirtschaft" zur Sprache kommt. Dabei ist die elektronische Unterstützung aller Unternehmensprozesse durch geeignete Software, vor dem Hintergrund des immer stärker werdenden Wettbewerbs und der wirtschaftlichen Globalisierung, wichtiger denn je. Doch welche Vorteile bringt die Einführung von Unternehmenssoftware? Was passiert mit den unternehmensspezifischen Daten? Sind die dann überhaupt noch sicher? Der folgende Beitrag liefert Antworten auf diese und weitere wichtige Fragestellungen zum Thema.

Was passiert mit den unternehmensspezifischen Daten? Sind die dann überhaupt noch sicher?

Was ist Unternehmenssoftware überhaupt?

Jegliche Art von Software, die der Unterstützung und Steuerung unternehmerischer Prozesse dient, wird im allgemeinen Sprachgebrauch als Unternehmenssoftware bezeichnet. Während der Begriff im klassischen Sinn vorrangig betriebswirtschaftliche Anwendungen, wie beispielsweise die Kundendatenverwaltung beschreibt, werden inzwischen auch Softwarepakete zur Steuerung technischer Prozesse, wie die Produktionssteuerung hinzugezählt.

Der wesentliche Unterschied zwischen den verschiedenen Unternehmenssoftwareanwendungen besteht im Verknüpfungsgrad der einzelnen Geschäfts- bzw. Unternehmensbereiche. Unterschiedliche Anwendungen in einzelnen Bereichen (z. B. Kalkulationsprogramm im Vertrieb und ein davon unabhängiges Lagerwirtschaftsprogramm) stehen bereichsübergreifende Systemlösungen gegenüber. Zur Unternehmenssoftware zählen darüber hinaus auch unternehmensübergreifende Pakete, die wichtige Prozesse des Unternehmens mit den Prozessen von Lieferanten und Kunden vernetzen, sogenannte Supply-Chain-Management-Systeme.

Unternehmenssoftware passt sich dem Unternehmen an...

Unternehmenssoftware passt sich dem Unternehmen an

...nicht umgekehrt! Ob Lösung für Freiberufler, Einsteiger, alteingesessenen Mittelständler oder Großbetrieb: Komplettlösungen enthalten Module, wie:

  • Adressdatenbank und Adressverwaltung
  • Kundendaten, Kundenkontakt, Kundenpflege
  • Büroanwendungen, wie Angebotserstellung, Aufträge, Fakturierung
  • Artikelverwaltung
  • Lieferantenverwaltung
  • Lagerverwaltung
  • Logistik
  • Materialwirtschaft, Bestellwesen
  • Finanzen und Steuern
  • Personalwirtschaft, Lohn- und Gehalt
  • Produktionsplanung und Produktionssteuerung
  • Terminüberwachung
  • Auswertung und Statistik
  • Controlling
  • Reporting

Gute Unternehmenssoftware ist so aufgebaut, dass nicht alle Module zwingend aktiv sein müssen, damit das System als Ganzes funktioniert. Es gibt Basismodule, wie beispielsweise Stammdatenverwaltung und Fakturierung, die in jedem Geschäftsfeld erforderlich sind. Wächst das Unternehmen oder strukturiert es sich neu, werden weitere Module, wie beispielsweise Warenwirtschaft oder Schnittstellen zu Onlineplattformen, freigeschaltet.

Software "von der Stange" oder Individualsoftware?

Im Entscheidungsprozess für die richtige Unternehmenssoftware stellt sich häufig die Frage: "Make or bye?" Hierbei gilt es zunächst einmal herauszufinden, ob der Markt für die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens überhaupt eine geeignete Software anbietet. Auch an dieser Stelle sollten Sie genau hinschauen, auf einen möglichst modularen Aufbau der angebotenen Lösungen achten und natürlich ermitteln, ob alle Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, auch vorhanden ist. Gerade Gewerbebetriebe, die über Jahrzehnte gewachsen sind, können manchmal nur dann Standardsoftware einsetzen, wenn sie bereit sind, bewährte Prozess- oder Organisationsstrukturen zu ändern. Doch wo liegen die Vor- und Nachteile einer eigens für Ihren Betrieb programmierten Unternehmenssoftware?

Was passiert mit den unternehmensspezifischen Daten? Sind die dann überhaupt noch sicher?

Vorteile:

  • individuelle Festlegungen bezüglich Leistungsumfang und Struktur
  • optimale Anpassung an betriebliche Gegebenheiten
  • Prozessverbesserungen können sich sofort in der Unternehmenssoftware widerspiegeln
  • Erweiterungen oder Änderungen sind jederzeit möglich

Nachteile:

  • Individuelle Lösungen stehen erst nach einer bestimmten Entwicklungszeit zur Verfügung.
  • hohe Entwicklungskosten
  • Jede nachträgliche Änderung verursacht neue Kosten.

Da der Einsatz von Unternehmenssoftware über viele Jahre hinweg erfolgt, ist es demnach wichtig, auch mögliche Nachfolgekosten im Blick zu behalten.

Was passiert mit den unternehmensspezifischen Daten? Sind die dann überhaupt noch sicher?

Webbasierte Unternehmenssoftware und mobile Anwendungen

Die Vorteile von Unternehmenssoftware als Webapplikation liegen auf der Hand:

  • Es existiert eine zentrale Datenbank. Der Zugriff ist von jedem Endgerät aus, an jedem Ort, unabhängig von Zeitzonen oder Geschäftszeiten möglich.
  • Allen freigeschalteten Mitarbeiter und Teams stehen stets identische Daten in Echtzeit zur Verfügung.
  • Barrierefreie Gruppenarbeit lässt sich somit problemlos realisieren.
  • Geringe Anforderungen an die Ausgabetechnik, wie Client-PCs, Smartphones oder Tablets.

Natürlich wirft die Onlineanwendung häufig die Frage auf, wie sicher die Daten vor unbefugtem Zugriff von außen sind. Das ist heute kein Problem mehr. SSL-Verschlüsselungen und moderne Authentifizierungsmechanismen schützen Onlineanwendungen zuverlässig vor unerlaubten Zugriffen.