Workflow Management System (WfMS) erleichtert den Arbeitsalltag

Das Workflow-Management ist eine Möglichkeit das Geschäftsprozessmanagement technologisch zu unterstützen. Vorallem geht es um die (teilweise) Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das Workflow Management System (WfMS) ist eine Software für das Workflow-Management und die Ausführung modellierter Arbeitsabläufe.

Die Arbeitsteilung hat drei positive Wirkungen: Sie steigert die Produktivität der Arbeit, führt zur Zeitersparnis und ermöglicht es Kosten zu sparen. Durch Arbeitsteilung kann eine Spezialisierung zwischen den Usern erreicht werden. Dabei konzentrieren sich die User auf denjenigen Teil des gesamten Geschäftsprozesses, den sie relativ am besten können.

Beispiel Neukundengewinnung

Frau Müller im Sekretariat als Vertriebsinnendienstmitarbeiterin (1. User) recherchiert die relevanten Adressen potentieller neuer Firmenkunden und trägt diese im AkquiseManager ein. Automatisch wird für diese Adresse ein Anschreiben fertig gemacht und ausgedruckt. Parallel erhält die Telefonistin (2. User) eine Wiedervorlage, um eine Woche später nachzufassen, um einen Termin für den Außendienstmitarbeiter (3. User) zu vereinbaren. Alle arbeiten in dem Workflow Management System mit demselben Datensatz, aber jeder hat andere Aufgaben. Eine Aufgabe baut auf der anderen Aufgabe auf.


Außerdem sorgt der Workflow für eine Standardisierung der Arbeitsabläufe, denn einmal definierte Prozesse lassen sich einfach auf neue User im System übertragen. Das macht z.B. eine Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen viel einfacher und lindert die Fehlerquote.
 

Der AkquiseManager sorgt für eine „Hand-in-Hand“-Teamarbeit in Ihrem Unternehmen und Sie können Schnittstellen klar definieren für eine reibungslose Aufgabenübergabe.

Status kann von Ihnen selbst angelegt und frei gewählt werden wie z.B.

  • Kunde recherchiert
  • Kunde Postaussendung
  • Kunde Interesse
  • Kunde kein Interesse
  • Kunde unerreichbar

Sind die Prozesse definiert, dann weiß jeder User was als nächstes zu tun ist. Wurden von der Vertriebsmitarbeiterin die Unterlagen an den Firmenkunden versendet, dann wird der Kunde wie bereits beschrieben der Telefonistin „übergeben“, um nachzufassen und das Interesse abzufragen.

Durch die vielen kleinen Einzelprozesse bzw. Arbeitsschritte kann der Unternehmer viel einfacher z.B. die Schlagzahl der Kontakte analysieren oder das Ergebnis „Interesse/Kein Interesse“ tagesaktuell über den AkquiseManager abfragen. So erhält der Unternehmer ein strategisch wichtiges Instrument zur erfolgreichen Unternehmensführung. Da der AkquiseManager webbasiert ist hat der Unternehmer mobil von überall auf den AkquiseManager Zugriff.

Überall wo Arbeitsschritte automatisiert werden können empfiehlt sich der AkquiseManager in den Unternehmen, egal welche Unternehmensgröße, egal welche Branche.

Prozess-Buttons erleichtern dabei das Handling für die User bzw. Mitarbeiter. So kann per Knopfdruck z.B. auf „Interesse“ geklickt werden und einzelne weitere Arbeitsschritte werden eingeleitet:

  1. Status Kontaktadresse wird auf „Interesse“ gesetzt
  2. Kontaktadresse bekommt automatisch eine Email (Textvorlage) gesendet und nutzt den richtigen Ansprechpartner in der Anrede
  3. Die Telefonistin bekommt automatisch eine Wiedervorlage gesetzt zum nachfassen

Hat man die Prozess-Buttons einmal eingerichtet, dann ist es für den User/Mitarbeiter nur noch ein Knopfdruck und der Prozess kommt ins Rollen. Diese einzelnen Schritte ergeben den vollständigen Workflow.